1. Общие положения
1.1. Настоящая Политика обработки персональных данных (далее – Политика) определяет порядок и условия обработки персональных данных в сетевом издании «Известия Саратовского военного института войск национальной гвардии» (ISSN 2949-5245), издаваемом Федеральным государственным казенным военным образовательным учреждением высшего образования «Саратовский военный ордена Жукова Краснознаменный институт войск национальной гвардии Российской Федерации», ИНН 6452020691, ОГРН 1036405209840, адрес: Российская Федерация, 410012, г. Саратов, ул. Московская, д. 158 (далее – Оператор, Издательство).
1.2. Политика разработана в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Закон о персональных данных), Уставом сетевого издания, Правилами для авторов и иными внутренними документами.
1.3. Целью Политики является обеспечение защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну.
1.4. Политика действует в отношении всех персональных данных, которые Оператор получает или может получить от субъектов персональных данных (посетителей сайта, авторов статей сетевого издания «Известия Саратовского военного института войск национальной гвардии»).
1.5. Основные понятия, используемые в Политике:
– персональные данные – любая информация, относящаяся прямо или косвенно к определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных);
– персональные данные, разрешенные субъектом персональных данных для распространения, – персональные данные, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен субъектом персональных данных путем дачи согласия на обработку персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения в порядке, предусмотренном настоящим Федеральным законом;
– обработка персональных данных – любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных;
– автоматизированная обработка персональных данных – обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники;
– распространение персональных данных – действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц;
– предоставление персональных данных – действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц;
– блокирование персональных данных – временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных);
– уничтожение персональных данных – действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных;
– обезличивание персональных данных – действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных;
– информационная система персональных данных – совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств;
– трансграничная передача персональных данных – передача персональных данных на территорию иностранного государства органу власти иностранного государства, иностранному физическому лицу или иностранному юридическому лицу;
– оператор персональных данных (оператор) – государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными.
1.6. Оператор, получивший доступ к персональным данным, обязан соблюдать конфиденциальность персональных данных – не раскрывать третьим лицам и не распространять персональные данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом.
1.7. Субъект персональных данных имеет право на получение информации, касающейся обработки его персональных данных, в том числе содержащей:
— подтверждение факта обработки персональных данных оператором;
— правовые основания и цели обработки персональных данных;
— цели и применяемые оператором способы обработки персональных данных;
— наименование и место нахождения оператора, сведения о лицах (за исключением работников оператора), которые имеют доступ к персональным данным или которым могут быть раскрыты персональные данные на основании договора с оператором или на основании федерального закона;
— обрабатываемые персональные данные, относящиеся к соответствующему субъекту персональных данных, источник их получения, если иной порядок представления таких данных не предусмотрен федеральным законом;
— сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения;
— порядок осуществления субъектом персональных данных прав, предусмотренных Закон о персональных данных;
— информацию об осуществленной или о предполагаемой трансграничной передаче данных;
— наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению оператора, если обработка поручена или будет поручена такому лицу;
— информацию о способах исполнения оператором обязанностей, установленных статьей 18.1 Закона о персональных данных;
— иные сведения, предусмотренные Законом о персональных данных или другими федеральными законами.
1.8. Субъект персональных данных вправе требовать от оператора уточнения его персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав.
1.9. Субъект персональных данных имеет право на защиту своих прав и законных интересов, в том числе на возмещение убытков и (или) компенсацию морального вреда в судебном порядке.
1.10. Оператор персональных данных вправе:
— отстаивать свои интересы в суде;
— предоставлять персональные данные субъектов третьим лицам, если это предусмотрено действующим законодательством (налоговые, правоохранительные органы и др.);
— отказывать в предоставлении персональных данных в случаях, предусмотренных законодательством;
— использовать персональные данные субъекта без его согласия в случаях, предусмотренных законодательством.
1.11. При сборе персональных данных Оператор обязан предоставить субъекту персональных данных по его просьбе информацию, предусмотренную частью 7 статьи 14 Закона о персональных данных.
1.12. При сборе персональных данных, в том числе посредством информационно-телекоммуникационной сети Интернет, Оператор обязан обеспечить запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение персональных данных граждан Российской Федерации с использованием баз данных, находящихся на территории Российской Федерации, за исключением случаев, указанных в пунктах 2, 3, 4, 8 части 1 статьи 6 Закона о персональных данных.
2. Цели сбора персональных данных
2.1. Обработка персональных данных осуществляются в строго определённых и легитимных целях, вытекающих из специфики научно-издательской деятельности и обусловленных научной коммуникацией.
2.2. Оператор осуществляет сбор и обработку персональных данных в следующих целях:
2.2.1. Для публикационной деятельности:
– установление и фиксация авторства научной работы с целью обеспечения ответственности за содержание статьи, соблюдение авторских прав и корректное цитирование научным сообществом;
– организация и администрирование редакционного процесса с целью коммуникации с автором (запросы, уведомления о статус статьи, отправка правок, согласование вёрстки);
– организация независимой экспертизы рукописи с целью подбора компетентного рецензента, организации анонимного (слепого) рецензирования и защиты конфиденциальности сторон;
– интеграция в мировую наукометрическую систему с целью передачи метаданных статьи в базы данных (РИНЦ, Метафора, Информрегистр и др.), что является стандартом научной коммуникации.
– юридическое оформление отношений для легальной передачи прав на публикацию.
2.2.2. Для функционирования и развития сетевого издания:
– формирование редакционного коллектива с целью создания публичного образа сетевого издания и подтверждения его научного уровня;
– построение читательской аудитории и коммуникация с целью информирования научного сообщества о новых публикациях;
– аналитика и улучшение сервисов для изучения поведения пользователей на сайте и анализа популярности статей, улучшения навигации и работы сайта.
3. Правовые основания обработки персональных данных
3.1. Обработка персональных данных Оператором осуществляется на основе следующих правовых оснований:
– совокупность правовых актов, во исполнение которых и в соответствии с которыми Оператор осуществляет обработку персональных данных: Конституция Российской Федерации; статьи 86–90 Трудового кодекса Российской Федерации;
– согласие на обработку персональных данных (явно выраженное, например, при подаче статьи в редакцию, вступлении в редколлегию при согласии стать рецензентом). Является основным основанием для авторов, рецензентов, членов редакционной коллегии.
– заключение и исполнение лицензионного договора о передаче прав на произведение;
– осуществление прав и законных интересов Оператора (обеспечение научного качества публикаций, функционирование сайта), если это не нарушает права субъектов персональных данных.
3.2. Обработка специальных категорий данных, касающихся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья и др., не осуществляется согласно статье 10 Закона о персональных данных, за исключением случаев, когда эти данные являются неотъемлемой частью научного исследования, добровольно предоставлены Автором в тексте статьи и предназначены для открытой публикации.
4. Объем и категории обрабатываемых персональных данных, категории субъектов персональных данных
4.1. Содержание и объем обрабатываемых персональных данных соответствуют заявленным целям обработки. Обработка персональных данных допускается в следующих случаях:
– обработка персональных данных осуществляется с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных;
– обработка персональных данных необходима для исполнения лицензионного договора;
– обработка персональных данных необходима для осуществления законной деятельности средства массовой информации сетевого издания «Известия Саратовского военного института войск национальной гвардии», при этом не нарушаются права и законные интересы субъекта персональных данных;
– обработка персональных данных осуществляется в статистических или иных исследовательских целях, за исключением целей, указанных в статье 15 Закона о персональных данных, при условии обязательного обезличивания персональных данных;
– осуществляется обработка персональных данных, подлежащих опубликованию или обязательному раскрытию в соответствии с федеральным законом.
4.2. Цели, связанные с публикационной деятельностью и научной коммуникацией.
Для авторов (соавторов) статей:
– организация и администрирование редакционного процесса: идентификация автора, установление и поддержание связи на всех этапах (подача, рецензирование, исправления, утверждение к публикации);
– обеспечение соблюдения авторских прав и норм научной этики: проверка оригинальности (антиплагиат), установление авторства, предотвращение конфликтов интересов;
– формирование научной публикации: включение имени, аффилиации, контактных данных автора в метаданные статьи как обязательного элемента научного цитирования и ответственности;
– интеграция в научное пространство: передача метаданных статьи (включая имена авторов) в системы индексирования (РИНЦ, Метафора, Информрегистр и т. д.) для обеспечения видимости, цитируемости и верификации публикации;
– юридическое оформление передачи прав на публикацию: заключение и исполнение лицензионного договора.
Состав данных (обрабатывается открыто, для публикации): ФИО (полностью), ученые степени, звания и/или почетные звания, должность, место работы/ учебы (организация, кафедра, страна, город), ORCID, Author ID, E-mail (для контактов).
Состав данных (обрабатывается конфиденциально, не для публикации): контактный телефон, почтовый адрес (домашний), данные паспорта (для составления лицензионного договора).
Для рецензентов (экспертов):
– организация независимого рецензирования: идентификация эксперта, оценка его компетенций и области знаний для подбора подходящей рукописи;
– обеспечение анонимности и конфиденциальности: управление процессом двойного слепого рецензирования (данные рецензента скрыты от автора, и наоборот);
– ведение базы экспертов и внутренней отчетности: для анализа работы рецензентов, планирования нагрузки, формирования благодарностей.
Состав данных (обрабатывается конфиденциально): ФИО (полностью), ученые степени, звания, должность, место работы (организация, кафедра, страна, город), область научных интересов, контактный E-mail, номер телефона. ФИО рецензента не раскрывается Автору.
Для членов редакционной коллегии:
– формирование публичного имиджа и установление авторитета сетевого издания: публикация состава редколлегии с указанием имен, званий и аффилиаций на сайте сетевого издания является стандартом научного сообщества и свидетельствует о научном уровне издания;
– организация работы редколлегии: информирование о решениях, планах, проведение онлайн-совещаний;
Состав данных (обрабатывается открыто, для публикации на сайте): ФИО (полностью), ученые степени, звания, должность, место работы, страна, город, ссылка на профиль в научной базе (ORCID, elibrary и т. д.).
4.3. Цели, связанные с развитием и функционированием издания.
Для читателей (пользователей сайта):
– оказание услуг по предоставлению доступа к архиву или новым выпускам;
– информирование научного сообщества: уведомления о новых выпусках, изменениях в редакционной политике;
– аналитика и развитие: сбор обезличенных статистических данных о посещаемости сайта, популярности статей для улучшения работы платформы, планирования тематических выпусков.
Состав данных: данные, собираемые автоматически (cookie, IP-адрес, данные о браузере, история посещений).
Для всех категорий (в контексте сайта):
– техническое обеспечение работы сайта: использование файлов cookie и аналогичных технологий для корректного функционирования сайта, запоминания предпочтений языка, сессий пользователей.
Персональные данные авторов (ФИО, место работы, учёные степени) в научной публикации перестают быть просто «данными». Они становятся неотъемлемой частью научного результата – публикации. Их обработка и открытое распространение обусловлены фундаментальными принципами науки:
– ответственность: публичное указание авторства фиксирует ответственность за представленные результаты;
– верифицируемость: позволяет другим ученым идентифицировать автора для цитирования, вопросов, сотрудничества;
– приоритет: фиксирует первенство в открытии или исследовании.
Следовательно, после публикации отзыв согласия на обработку этих данных (ФИО, аффилиация) технически и смыслово невозможен, так как они являются частью опубликованного научного факта.
5. Порядок и условия обработки персональных данных
5.1. Оператор осуществляет обработку персональных данных – операции, совершаемые с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.
5.2. Обработка персональных данных осуществляется с соблюдением принципов и правил, предусмотренных Законом о персональных данных.
5.3. Оператор гарантирует соблюдение принципов и правила обработки персональных данных, предусмотренные Законом о персональных данных, соблюдение конфиденциальности персональных данных, принятие необходимых мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Законом о персональных данных.
Оператор гарантирует конфиденциальность процесса рецензирования. Идентификационные данные рецензента не передаются автору, а данные автора (по возможности) анонимизируются перед отправкой рецензенту.
5.4. Персональные данные авторов (ФИО, аффилиация) после принятия статьи к публикации подлежат открытой публикации вместе со статьей и являются неотъемлемой частью научной публикации. Отзыв согласия на такую публикацию после выхода выпуска технически невозможен.
5.5. Оператор не раскрывает третьим лицам и не распространяет персональные данные без согласия субъекта персональных данных согласно статье 7 Закона о персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом.
5.6. Оператор может передавать обезличенные метаданные статей (название, авторы, аннотация, ключевые слова, ссылки) в реферативные базы данных (РИНЦ, РЦНИ, Информрегистр и др.) для индексации и повышения видимости публикаций. Это является неотъемлемым условием научной деятельности сетевого издания.
Кроме того, оператор вправе передавать персональные данные органам дознания и следствия, иным уполномоченным органам по основаниям, предусмотренным действующим законодательством Российской Федерации.
5.7. Срок хранения персональных данных:
– данные, опубликованные в статье, – бессрочно (как часть научного архива);
– конфиденциальные данные авторов и рецензентов (контакты, рецензии) – не менее 5 лет с момента взаимодействия, в соответствии с принципами научной документации и законодательством об архивном деле.
5.8. Условием прекращения обработки персональных данных является достижение целей обработки персональных данных, истечение срока действия согласия или отзыв согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных, а также выявление неправомерной обработки персональных данных.
Передача (распространение, предоставление, доступ) персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения, прекращается в любое время по требованию субъекта персональных данных. Данное требование должно включать в себя фамилию, имя, отчество (при наличии), контактную информацию (номер телефона, адрес электронной почты или почтовый адрес) субъекта персональных данных, а также перечень персональных данных, обработка которых подлежит прекращению.
5.9. Согласие на обработку персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения, оформляется отдельно от иных согласий субъекта персональных данных на обработку его персональных данных. Оператор обязан обеспечить субъекту персональных данных возможность определить перечень персональных данных по каждой категории персональных данных, указанной в согласии на обработку персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения.
6. Актуализация, исправление, удаление и уничтожение персональных данных, ответы на запросы субъектов на доступ к персональным данным
6.1. В случае подтверждения факта неточности персональных данных или неправомерности их обработки, персональные данные подлежат их актуализации оператором, а обработка прекращается.
6.2. При достижении целей обработки персональных данных, а также в случае отзыва субъектом персональных данных согласия на их обработку персональные данные подлежат уничтожению, если:
– иное не предусмотрено лицензионным договором;
– оператор не вправе осуществлять обработку без согласия субъекта персональных данных на основаниях, предусмотренных Законом о персональных данных или иными федеральными законами;
– иное не предусмотрено иным соглашением между оператором и субъектом персональных данных.
6.3. Оператор представляет субъекту персональных данных или его представителю информацию об осуществляемой им обработке персональных данных такого субъекта по запросу последнего согласно статье 20 Закона о персональных данных.
6.4. Оператор сообщает в порядке, предусмотренном статьей 14 Закона о персональных данных, субъекту персональных данных или его представителю информацию о наличии персональных данных, относящихся к соответствующему субъекту персональных данных, а также представляет возможность ознакомления с этими персональными данными при обращении субъекта персональных данных или его представителя либо в течение десяти рабочих дней с даты получения запроса субъекта персональных данных или его представителя. Указанный срок может быть продлен, но не более чем на пять рабочих дней в случае направления оператором в адрес субъекта персональных данных мотивированного уведомления с указанием причин продления срока предоставления запрашиваемой информации.
6.5. В срок, не превышающий семи рабочих дней со дня предоставления субъектом персональных данных или его представителем сведений, подтверждающих, что персональные данные являются неполными, неточными или неактуальными, оператор вносит в них необходимые изменения. В срок, не превышающий семи рабочих дней со дня представления субъектом персональных данных или его представителем сведений, подтверждающих, что такие персональные данные являются незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, оператор уничтожает такие персональные данные. Оператор уведомляет субъекта персональных данных или его представителя о внесенных изменениях и предпринятых мерах и принять разумные меры для уведомления третьих лиц, которым персональные данные этого субъекта были переданы.
6.6. В случае подтверждения факта неточности персональных данных оператор на основании сведений, представленных субъектом персональных данных или его представителем либо уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, или иных необходимых документов обязан уточнить персональные данные либо обеспечить их уточнение (если обработка персональных данных осуществляется другим лицом, действующим по поручению оператора) в течение семи рабочих дней со дня представления таких сведений и снять блокирование персональных данных.
6.7. Оператор прекращает обработку персональных данных или обеспечивает прекращение обработки персональных данных лицом, действующим по его поручению:
– в случае выявления неправомерной обработки персональных данных, осуществляемой оператором или лицом, действующим по поручению оператора, в срок, не превышающий трех рабочих дней с даты этого выявления;
– в случае отзыва субъектом персональных данных согласия на обработку его персональных данных;
– в случае достижения цели обработки персональных данных и уничтожить персональные данные или обеспечить их уничтожение (если обработка персональных данных осуществляется другим лицом, действующим по поручению оператора) в срок, не превышающий тридцати дней с даты достижения цели обработки персональных данных. В случае отсутствия возможности уничтожения персональных данных в течение указанного срока оператор осуществляет блокирование таких персональных данных или обеспечивает их блокирование (если обработка персональных данных осуществляется другим лицом, действующим по поручению оператора) и обеспечивает уничтожение персональных данных в срок не более чем шесть месяцев, если иной срок не установлен федеральными законами.
6.8. В случае установления факта неправомерной или случайной передачи (предоставления, распространения, доступа) персональных данных, повлекшей нарушение прав субъектов персональных данных, оператор обязан с момента выявления такого инцидента оператором, уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных или иным заинтересованным лицом уведомить уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных:
– в течение двадцати четырех часов о произошедшем инциденте, о предполагаемых причинах, повлекших нарушение прав субъектов персональных данных, и предполагаемом вреде, нанесенном правам субъектов персональных данных, о принятых мерах по устранению последствий соответствующего инцидента, а также предоставить сведения о лице, уполномоченном оператором на взаимодействие с уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, по вопросам, связанным с выявленным инцидентом;
– в течение семидесяти двух часов о результатах внутреннего расследования выявленного инцидента, а также предоставить сведения о лицах, действия которых стали причиной выявленного инцидента (при наличии).
6.9. В случае обращения субъекта персональных данных к оператору с требованием о прекращении обработки персональных данных оператор в срок, не превышающий десяти рабочих дней с даты получения им соответствующего требования, обязан прекратить их обработку или обеспечить прекращение такой обработки (если такая обработка осуществляется лицом, осуществляющим обработку персональных данных), за исключением случаев, предусмотренных Законом о персональных данных.
Указанный срок может быть продлен, но не более чем на пять рабочих дней в случае направления оператором в адрес субъекта персональных данных мотивированного уведомления с указанием причин продления срока предоставления запрашиваемой информации.
6.10. После истечения срока нормативного хранения документов, содержащих персональные данные субъекта, или при наступлении иных законных оснований документы подлежат уничтожению.
6.11. Оператор для этих целей создает экспертную комиссию и проводит экспертизу ценности документов.
6.12. По результатам экспертизы документы, содержащие персональные данные субъекта и подлежащие уничтожению:
– на бумажном носителе – уничтожаются путем измельчения в шредере;
– в электронном виде – стираются с информационных носителей либо физически уничтожаются сами носители, на которых хранится информация.
7. Заключительные положения
7.1. Оператор имеет право внести любые изменения и дополнения в Политику обработки персональных данных в любой момент по своему усмотрению.
7.2. Изменения и дополнения вступают в силу с момента размещения на сайте сетевого издания Политики обработки персональных данных с изменениями и дополнениями. Продолжая пользоваться сайтом после опубликования новой редакции Политики, пользователь тем самым подтверждает, что принимает ее.
